BLOG

Gemeente Maassluis koos voor de zekerheid van ZorgMail

De decentralisaties in het sociaal domein hebben ertoe geleid dat ketenpartners in de zorg en gemeenten meer gegevens zijn gaan uitwisselen. Veel gegevens hebben echter een vertrouwelijk en persoonsgebonden karakter. Deze zijn niet standaard te mailen. Gemeente Maassluis besloot daarom eind 2015 om de wijkteams te voorzien van een veilige manier van e-mailen. Na een zorgvuldige selectie koos de gemeente, samen met gemeente Vlaardingen en Schiedam, voor ZorgMail. Begin 2016 is de implementatie achter de rug en kijkt Hans over de Vest, projectleider van de afdeling Dienstverlening / I&A met een tevreden blik terug.

Wat is de reden geweest om voor ZorgMail te kiezen?
“Wij zochten een oplossing om veilig te kunnen mailen met onze ketenpartners. ZorgMail bleek al bij ruim 12.000 organisaties in gebruik te zijn. Veel van onze ketenpartners maakten er zelfs al gebruik van, waaronder veel huisartsen.egem-overheid-ictWij hebben ons goed laten informeren door eGem. De informatie was helder en wij konden vlot schakelen.”


Waarom hebben jullie niet gewacht op de oplossing van de VNG en KINGgemeenten?
“Wij hebben lang genoeg gewacht. Een aantal gestructureerde berichten liepen al via het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK). Voor e-mail zou een oplossing komen, waarbij het GGK uitgebreid zou worden met beveiligde e-mail. Door het uitstellen hiervan wisten wij als gemeente niet waar wij aan toe waren. Bovendien ging de wetgeving rondom het melden van datalekken in per 1 januari 2016. Wij kozen daarom voor een beschikbare oplossing om veilig digitaal verkeer nu al mogelijk te maken.”

Hoe is de implementatie verlopen?
“Boven verwachting! Een voorbeeld hoe andere ICT projecten moeten lopen. De communicatie met de medewerkers van eGem en VANAD Enovation ging vlot en prettig. De gemaakte afspraken werden nagekomen; ook intern. Het hielp dat de verschillende implementatiestappen van te voren al duidelijk waren. De vooraf ingeschatte risico’s waren daardoor beperkt en de impact was minimaal. Je merkt dat je te maken hebt met mensen met kennis en passie. De implementatie van ZorgMail verdient wat mij betreft dan ook een negen!”

Hoe is de organisatie betrokken?
“Vanaf het moment van aanschaf tot en met de implementatie zijn zowel het team Informatisering & Automatisering als de afdeling Welzijn betrokken. Dat is essentieel want het moet met name komen van de medewerkers, die er uiteindelijk mee gaan werken. Het wijkteam moet er het nut en de noodzaak van inzien. Het gaat om de bewustwording bij mensen van de mogelijke risico’s. Je wilt niet dat private gegevens op straat komen te liggen. Kijk naar de recente voorbeelden van gemeente Rotterdam en Oegstgeest. Dat wil je te allen tijde voorkomen.”

Er is dan helemaal niets te verbeteren of te leren?
“Ja, toch wel. Bij de kick-off vertelde de implementatiemanager van VANAD Enovation dat ZorgMail in combinatie met Outlook 2007 niet zou kunnen. Daar hadden wij niet op gerekend en dat was even schrikken op dat moment. De ZorgMail implementatie kwam eigenlijk net even te vroeg, want wij staan op het punt om te migreren naar een nieuwere versie van Outlook. Gelukkig konden mijn ICT-collega’s het probleem eigenhandig verhelpen. Zij delen, indien nodig, graag hun ervaringen met andere gemeenten. Dan hebben zij daar ook profijt van!”

Hoe zijn jullie na de implementatie verder gegaan?
“Wij hebben gecontroleerd of de e-mail daadwerkelijk veilig verzonden wordt van en naar onze ketenpartners. Daarvoor biedt het domeinen adresboek van ZorgMail een uitkomst. Een groot deel van de partners zaten op ZorgMail en de overige gaan wij aanschrijven. Hierbij gebruiken we jullie voorbeeldbrieven als basis. Jullie implementatiemanager heeft ons na de oplevering keurig overgedragen aan jullie servicedesk. Wij weten jullie te bereiken en dat geeft een gerust gevoel.”

Wat wil je tenslotte andere gemeenten nog meegeven?
“Wacht niet langer en start gewoon.”

Bron: egem.nl

 

Copyright 2017 Zorgmail

>