BLOG

Mailt uw gemeente al veilig?

Veilige e-mail voor uw gemeente? Kies voor ZorgMail Secure e-mail! Meer dan 122 gemeenten gingen u reeds voor.
Op 30 juni 2017 kopte Binnenlands Bestuur ‘Driekwart gemeenten heeft e-mailbeveiliging niet op orde’. Een jaar eerder voldeden van de vijftig geteste gemeenten slechts drie aan de standaarden van veilige e-mail. Het percentage goed beveiligde gemeenten ligt inmiddels dus een stuk hoger. Dit kan en moet nog beter. Als gemeente vraagt u zich wellicht af, waarom en hoe dan?

Digitaliseren gemeenten
Decentralisaties in het sociaal domein met een verschuiving van de Jeugdzorg en de WMO naar de gemeenten en toenemende digitalisering hebben ertoe geleid dat ketenpartners in de zorg en gemeenten vanaf 1 januari 2015 meer gegevens zijn gaan uitwisselen. Veelal gegevens met een vertrouwelijk en persoonsgebonden karakter over burgers waarvan de uitwisseling dient te voldoen aan wet- en regelgeving. Gemeenten hebben een belangrijke verantwoordelijkheid ten aanzien van informatieveiligheid en privacybescherming.

Veilige e-mail
VANAD Enovation is een grote aanbieder van veilige e-mail in Nederland voor gemeenten. Sinds eind 2014 is deze oplossing voor deze doelgroep beschikbaar en sluiten elke maand nieuwe gemeenten aan. De teller stond eind juni op 122 gemeenten. Van oudsher is VANAD Enovation sterk geworteld in de zorg met haar gestructureerde ZorgMail berichtuitwisseling tussen gekoppelde informatiesystemen. Met de veilige mailoplossing van ZorgMail speelt VANAD Enovation in op een sterk groeiende behoefte om ook ongestructureerd informatie te kunnen uitwisselen tussen personen. Maar dan wel beveiligd!

Community van ZorgMail
Bedrijfsleven en overheid hebben het gezamenlijk initiatief ‘Veilig E-mail Coalitie’ opgestart om te komen brede invoering van e-mailbeveiliging en up-to-date standaarden. ZorgMail van VANAD Enovation is een landelijke beveiligde berichtendienst met ruim 13.000 aangesloten organisaties, 250 gekoppelde informatiesystemen, 40.000 mailboxen en 70 miljoen berichten per jaar. Alle huisartsen, veel jeugdartsen, een groot deel van de ziekenhuizen en talrijke andere aanbieders maken al jarenlang dagelijks gebruik van ZorgMail. Voor veel gemeenten is de keuze voor ZorgMail met het directe gemak van deze grote community en het ZorgMail Adresboek dan ook een logische stap.

Mailen binnen en buiten de community
En sinds maart 2017 biedt VANAD Enovation ook een oplossing voor gemeenten om veilig te kunnen e-mailen met zorgaanbieders die NIET zijn aangesloten op de ZorgMail community en met burgers. In dat geval opent de ontvanger van een e-mailbericht met een unieke toegangscode het bericht en eventuele bijlage in de ZorgMail Viewer en beantwoordt deze indien gewenst. Met andere woorden veilig communiceren kan nu met iedereen, binnen en buiten de community!

Honderdduizenden veilige e-mailberichten per maand met ZorgMail
Of het nu gaat om ongestructureerd berichtenverkeer in de vorm van e-mailverkeer:

  • Tussen wijkteamleden en specialisten bij het opstellen en monitoren van plannen;
  • Tussen wijkteamleden en uitvoerende Jeugdhulp medewerkers;
  • Tussen wijkteamleden en huisartsen betreffende de start en afsluiting van de hulpverlening;
  • Tussen Veilig Thuis en gemeenten in het kader van huiselijk geweld en kindermishandeling;
  • Een terugkoppeling vanuit de Verzuimbegeleiding voor kinderen richting de huisarts;
  • Een terugkoppeling vanuit de GGZ bij een vermoeden van DSM IV/V problematiek richting de huisarts;
  • Ad hoc informatieverzoeken, opvragen van (delen van) dossiers, collegiale vraagstelling, toelichting bij cliënten etc.

Dit alles is mogelijk met de ZorgMail Secure e-mail oplossing van VANAD Enovation. Zoals te zien in de Infographic groeit het gemeentelijk Secure e-mail verkeer iedere maand gestaag. In de maand juni 2017 werden 340.000 veilige e-mailberichten uitgewisseld. En kijkend naar de TOP-10 van gemeenten in het gebruik van ZorgMail Secure e-mail behalen 6 van de 10 gemeenten een veiligheidsscore van 86% ten opzichte van het landelijke gemiddelde van 60%. Dat zijn indrukwekkende getallen.

Voorbeeld: gegevensuitwisseling tussen Huisarts en Wijkteam
Door de unieke combinatie van gestructureerde en ongestructureerde gegevensuitwisseling met ZorgMail kan nagenoeg iedere situatie worden ondersteund. Een voorbeeld hiervan is:

  • De huisarts verstuurt vanuit het huisartseninformatiesysteem een verwijsbrief/overdracht naar het Wijkteam; dit is een gestructureerd aangemaakt Edifactbericht;
  • Indien het Wijkteam (nog) geen aan ZorgMail gekoppeld informatiesysteem heeft, wordt het Edifactbericht door VANAD Enovation vertaald naar een leesbare veilige e-mail om te kunnen afleveren;
  • Het Wijkteam verzorgt een terugkoppeling op de verwijzing/overdracht richting de huisarts in de vorm van een veilige e-mail;

De huisarts voegt de e-mail en eventuele bijlage toe aan het patiëntendossier in het huisartseninformatiesysteem.

Keuze in ZorgMail Secure e-mailoplossingen
Voor gemeenten zijn meerdere ZorgMail Secure e-mailoplossingen voorhanden. Voor kleine zorginstellingen is Hosted Mail beschikbaar, waarbij het ZorgMail account (@zorgmail.nl) eventueel toegevoegd kan worden aan Microsoft Outlook. Grote instellingen kunnen kiezen voor een koppeling van hun mailserver (@eigendomein.nl) met ZorgMail via Safe Relay. Dan kunnen alle gebruikers in de instelling veilig e-mailen met andere Hosted Mail en Safe Relay deelnemers.

Veilig Verzenden button en Tweefactor Authenticatie toegang
Indien Microsoft Outlook wordt gebruikt kan via een Add-in de ‘Veilig Verzenden’ groene button worden toegevoegd aan het lint. De gebruiker kan deze button benutten voor iedere e-mail waarin privacygevoelige informatie wordt verstuurd. Voordelen van de button zijn onder meer dat er een controle plaatsvindt op het gebruik van het juiste afzender mailadres, dat de geadresseerde wordt gecontroleerd voorafgaand aan de verzending en dat de e-mail als ‘vertrouwelijk’ wordt gemarkeerd. Voor afleveringen bij een zorgverlener buiten de community en bij een burger wordt via tweefactor authenticatie een toegangscode voor de Secure e-mail Viewer aan de ontvanger gestuurd.

Ook mogelijk om gestructureerde berichten uit te wisselen
Werkt uw gemeente met een aan ZorgMail gekoppeld regiesysteem zoals bijvoorbeeld het Topicus Overheid Platform van Topicus of SMARTonPEOPLE van C3Group dan kunt u ook gestructureerde berichten uitwisselen met organisaties die hun informatiesysteem aan ZorgMail hebben gekoppeld. Heeft u geen gekoppeld systeem ook dan kunt u een gestructureerd Edifact bericht versturen met gebruikmaking van de ZorgMail App. Kortom, er zijn veel mogelijkheden voorhanden voor veilige gegevensuitwisseling; aan u als gemeente de keuze om van een of meerdere gebruik te maken.

Infographic / interesse in een vrijblijvend aanbod?
Download hier de infographic.
Dit weergeeft in een compacte vorm de ins & outs van onze veilige mailoplossing. Heeft u als nog niet aangesloten gemeente interesse in een ZorgMail Secure e-mail aanbod? Neem dan contact op met VANAD Enovation via een van de volgende contactgegevens: afdeling Sales Support via 010-2723931 of e-mail salessupport@vanadgroup.com. Met onze zeer brede kennis van en ervaring in de zorg, gemeenten en informatiebeveiliging verwelkomen wij u graag als deelnemer binnen de ZorgMail community!

 

Copyright 2017 Zorgmail

>